KPI Dashboards: meer inzicht & betrokkenheid

kpi dashboards

Wie praat over KPI (kritische prestatie indicatoren) denkt aan rationele zaken.
Omzet, orders, doorlooptijden, kosten, conversieratio’s etc. Al deze cijfers vertellen (voor een deel) hoe een project of organisatie functioneert. En geven bovenal de mogelijkheid om verbeteringen door te voeren.

Maar er zit ook een softe kant aan al deze data. Zeker als de data overzichtelijk gebundeld staan in bijvoorbeeld een KPI Dashboard.

Om maar even te beginnen bij het begin. Het begrip KPI staat officieel voor Key Performance Indicator. Begin jaren negentig dook het fenomeen van indicatoren voor het eerst in managementboeken op. Maar de laatste jaren is het concept echt breed omarmd. Logisch: doelen en doelstellingen krijgen meer waarde als je kunt meten of je op de juiste koers zit.

KPI zijn een helder hulpmiddel. Ze maken de zaken die je nastreeft specifiek, meetbaar, actueel en tijdgebonden. Precies zoals vereist is volgens het SMART-principe (mis je de letter R? Dat is omdat KPI zelf niets zeggen over het realistische gehalte van een doel).

In goeden doeningoedendoen

Van 0 naar 1 miljoen bezoekers per jaar
zonder marketingbudget.

Sterk concept + doorlopende optimalisatie

 

Steeds meer data komt realtime beschikbaar. Om de valkuil van een overdaad aan informatie te voorkomen kiezen steeds veel  organisaties voor het gebruik van KPI Dashboards. Dat kan op overall management niveau. Maar dashboards zijn minstens zo waardevol voor afdelingen en projecten.

De warme kant van koude data

Juist bij projecten zien we vaak een opmerkelijk verschijnsel wanneer KPI dashboards in het spel zijn. Doordat ieder lid binnen een projectteam kan beschikken over dezelfde data, verlopen discussies eenvoudiger. Waar zonder inzicht in de ontwikkeling van indicatoren discussies snel verzanden in een uitwisseling van meningen, daar kunnen KPI rapportages zorgen voor gezamenlijke inzichten. Inzichten die variëren van “het moet nu echt anders” tot “dat bereiken we toch maar weer mooi met elkaar”. Beide inzichten verbroederen. En vormen een sleutel tot verder succes.

You can't play a game if you don't know whether you're winning." - Timthee Sallin

Er zijn verschillende elementen die een rol spelen om van KPI een bindmiddel te maken. Uit onze eigen ervaring met KPI dashboards (bij zowel projecten als optimalisatieprogramma’s) delen we de volgende lessen:

1)      Stel de KPI gezamenlijk op

KPI worden nogal eens opgelegd. Een organisatie heeft bijvoorbeeld omzetdoelstellingen en definieert dat gemiddelde orderwaarde en aantal orders per dag KPI zijn. Dit zijn vanzelfsprekend cijfers om scherp in de gaten te houden. Maar niet iedere medewerker heeft directe invloed op deze indicatoren. Geen invloed betekent vaak: geen betrokkenheid. Dus daar valt een wereld te winnen.

Gezamenlijk KPI opstellen helpt. In drie eenvoudige stappen kom je van organisatiedoelstelling naar KPI tot actie. Een voorbeeld. Stel: je wilt dat dit jaar de omzet van je organisatie stijgt met 10%. Dan is het omzetcijfer niet de enige indicator om naar te kijken. Wanneer je bedenkt dat het bereiken van 10% groei een resultante is van verschillende acties, dan betrek je meer medewerkers bij je ambities.

kpi-schema

 

2)      Zorg voor zichtbaarheid van de dashboards

Dat dashboards beschikbaar zijn wil niet zeggen dat ze ook bekeken worden. Denk aan het gebruik van Google Analytics. Vrijwel iedere organisatie kan beschikken over bezoekersdata. Maar het aantal mensen dat echt weet hoeveel bezoekers de website trekt en welke pagina’s het best bezocht worden is op 1 hand te tellen.

Juist daarom is het verstandig werkoverleggen te starten met het doornemen van een KPI dashboard. Het zorgt dat allen betrokkenen op de hoogte zijn van ontwikkelingen. Daardoor ook weten welke punten directe aandacht verdienen en welke minder. En daarmee worden verantwoordelijkheden ook beter verdeeld binnen een organisatie.

Dashboards tonen op beeldschermen op veel bezochte plekken (bijvoorbeeld bij het koffie-automaat) heeft ook een gunstig effect.

Tip hierbij is wel de informatie niet te diepgaand te maken. Mensen scannen de informatie tijdens het voorbij lopen. Niet gelezen of verkeerd geïnterpreteerde informatie heeft geen of zelfs een ongunstige invloed op draagvlak binnen een organisatie.

3)      Kijk niet alleen, maar stuur

KPI gaan pas leven als je er echt iets mee doet. Indicatoren zijn niet sturend vanuit zichzelf. Wat moet bijvoorbeeld de conclusie zijn als de omzet deze maand 10% hoger is dan vorige maand. Is het feitje waar iedereen instemmend bij knikt? Of is het aanleiding om te zoeken naar de bron van het succes?

Als de bron kansen biedt op verdere optimalisatie, dan kunnen direct nieuwe acties worden gepland. Zo helpen KPI om efficiënt te werken en de juiste prioriteiten te stellen. Medewerkers begrijpen ook beter waarom keuzes worden gemaakt, en dat draagt weer bij aan de betrokkenheid.

4)      Kies de juiste tools

Nee, dit wordt geen post over de zes beste dashboard tools. Er zijn meerdere goede tools, ieder met eigen functionaliteit en een eigen prijsniveau. Waar het vooral om draait is dat je snel inzicht kunt krijgen in de meest belangrijke data. Vrijwel alle tools bieden je directe toegang tot informatie uit Google Analytics, CRM-systemen en mailprogramma’s. Je kunt zelf snel bepalen welke tool aansluit bij de infrastructuur die je hebt.

Bij de tools is wel belangrijk dat je kunt rekenen op snelle ondersteuning. Kost een aanpassing in een dashboard een week? Of kun je snel over de juiste data beschikken? Tools als Klipfolio, Tableau en Dasheroo bieden een scala aan mogelijkheden. Zelf maken we veel gebruik van Cyfe: eenvoudig, flexibel en betaalbaar voor ons en onze klanten.

 

propositie ontwerp

Waar je ook voor kiest: bedenk dat het succes van dashboards niet afhangt van de tool. 90% van het succes is te danken aan de mensen die ermee werken.

Meer weten over het effectief inzetten van KPI Dashboards binnen je organisatie? Bij Diversions vertellen we je er graag meer over.

Lees ook

Ons artikel op Frankwatching: Becel en Ford over G... Bij Diversions hebben we meer dan gemiddelde interesse in 50-plussers. Waarom? Omdat Nederland op dit moment al voor meer dan 39% uit ervaren generati...
Kennismaken met Google Optimize In mijn vorige blog heb ik de nieuwe optimalisatietool van Google geïntroduceerd: Google Optimize. Een tool die nu gratis wordt aangeboden waardoor ie...
CBS: vijftigduizend bedrijven verdienen vooral onl... Verrasend: meer dan de helft van de zelfstandigen laat online kansen liggen. Dat blijkt uit onderzoek van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS)...
KPI: gericht sturen op online resultaat Een website maak je nooit zomaar. Je hebt bijvoorbeeld het doel om nieuwe klanten via internet te bereiken of juist de band met je huidige klanten te ...
Dropshipping met SEOshop: eenvoudig en snel opgelo... Het vraagstuk: Ben je toe aan een nieuwe webwinkel? Dan is er de keuze tussen zelf ontwikkelen (bijvoorbeeld met Magento) of gebruikmaken van een kant...
Direct naar...